Outlook XP / 2003                                   

Infos, HowTo's  und Erklärungen .......

Outlook 2003 und Dateianhänge.. 1

Outlook 2003 in Kombination mit Exchange Server 2003.. 2

Outlook 2003 und Information Rights Management (IRM). 3

Outlook 2000: E-Mails gegen Änderungen schützen.. 4

Outlook Mails immer BCC verschicken.. 4

Outlook 2003 und Dateianhänge

Jeder hat es bestimmt schon mal bemerkt und sich darüber geärgert: Dateianhänge werden von Outlook standardmäßig geblockt und können weder geöffnet noch gespeichert werden.

In der neusten Version wird zwischen Dateierweiterungen unterschieden, die komplett gesperrt sind (Stufe1) und solche, die erst auf einem Datenträger gespeichert werden müssen (Stufe2).

In der nachfolgenden Liste sind die Dateierweiterungen aufgeführt, die von Outlook der Stufe1 zugeordnet sind - also blockiert werden. Stufe2 hat keine Einträge. Hier kann man über Sicherheitsvorlagen Dateierweiterungen dieser Stufe hinzufügen oder aus Stufe1 heraufstufen. So kann man sich sein eigenes Sicherheitskonzept für Dateianlagen stricken.

Outlook 2003 in Kombination mit Exchange Server 2003

Wenn Sie die neusten Versionen der Office / Exchange Reihe nutzen wollen, stehen Ihnen dank innovativer Technik viele zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Þ                 Exchange Cachemodus mit Download der Kopfzeilen

In diesem Modus werden automatisch nur die Kopfzeilen heruntergeladen, wenn das BS eine langsame Verbindung erkennt.

Þ                 Exchange Cachemodus mit Download der Kopfzeilen und anschließend der gesamten Mails

Hier werden erst alle Kopfzeilen heruntergeladen und dann die Inhalte und / oder Dateianhänge. Der User kann selber auswählen, welche Teile der Mail (Inhalte, Anhänge, ...) er zuerst sehen möchte.

Þ                 Unterstützung von RPC über HTTP Verbindungen

Jetzt können die Benutzer auch über das Internet sicher auf ihre Exchange Konten zugreifen. Ideal für Mobile-User, die viel unterwegs sind.

Þ                 Kerberos Authentifizierungsprotokoll

Outlook 2003 Clients können sich mit Hilfe von Verschlüsselung über das Kerberos Sicherheitsprotokoll an einem Exchange Server authentifizieren.

Þ                 Outlook Leistungsüberwachung

Der Exchange Server kann in diesem Fall mit Hilfe von Outlook 2003 die clientseitige Leistung überwachen. Dadurch können Netzwerkprobleme früher erkannt werden. Näheres dazu findet man im Exchange Server selber.

Outlook 2003 und Information Rights Management (IRM)

Dank Office 2003 können wir nun Information Rights Management (IRM) nutzen. Damit können Sie wichtige Daten davor schützen, das nicht autorisierte User darauf Zugriff haben, sie lesen, drucken oder speichern können.

In Outlook 2003 können die User Emails mit beschränkten Rechten erstellen und versenden. Zum Beispiel kann bestimmt werden, ob man die Mail weiterleiten darf, sie drucken oder kopieren kann.

Sämtliche Office 2003 Dokumente, Excel Tabellen oder PowerPoint Präsentationen als Dateianhang sind selbstverständlich mitgesichert.

Þ Hinweis: die IRM Funktionen lassen sich nur innerhalb der Office 2003 Produkte nutzen!

Der Administrator kann z.B. folgende IRM Funktionen für Emails konfigurieren:

Herunterladen der Berechtigungen beim runterladen der Email

Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert. Hierbei lädt der User die Email zusammen mit den Berechtigungen runter, welche auf dem PC zwischengespeichert werden - es ist also keine weitere Netzwerkverbindung notwendig, damit die Berechtigungen wirksam bleiben.

Þ Hinweis: die IRM Funktionen funktioniert im Exchange Cachemodus nur, wenn die gesamte Mail heruntergeladen wurde.

IRM Ausschalten

Um IRM zu deaktivieren, bedarf es einer Gruppenrichtlinie. Sie können IRM nicht für einzelne Applikationen (Word, Excel, ...) ausschalten sondern immer nur für das komplette Office Paket.

Ablauf einer Nachricht erzwingen

Sie können mit Hilfe von IRM eine Anzahl von Tagen definieren, in der der User auf die Email zugreifen kann. Nach Ablauf der Zeit ist die Mail für ihn nicht mehr zu öffnen.

IRM-Benutzereinstellungen können Sie über Gruppenrichtlinienvorlagen erstellen. Hier werden bequem alle Einstellungen vorgenommen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Outlook 2000: E-Mails gegen Änderungen schützen

Wenn man nicht möchte, das E-Mails von dem Empfänger beim Weiterleiten oder Beantworten verändert wird, kann man dies mit einem kleinen Trick unterbinden:

Outlook 2000 bietet Vertraulichkeitsstufen an, die dem Empfänger anzeigen, wie mit der E-Mail zu verfahren ist. Um einer einzelnen E-Mail eine bestimmte Vertraulichkeitsstufe zuzuweisen, geht man wie folgt vor:

Neue E-Mail -> Ansicht -> Optionen  -> Nachrichteneinstellungen -> Privat auswählen

Nun kann der Empfänger die E-Mail weder beim Lesen, noch beim Beantworten oder Weiterleiten verändern. Dies funktioniert auch, wenn Word als E-Mail Editor ausgewählt wurde.

Selbstverständlich kann der Text immer noch kopiert werden - somit haben wir leider keinen 100% Schutz.

Wenn E-Mails immer mit der gleichen Vertraulichkeitsstufe gesendet werden sollen, muss man das natürlich nicht immer wieder neu im Nachrichtenfenster einstellen.

Dafür gibt es eine allgemeine Option:

Im Outlook Fenster Extras -> Optionen -> Einstellungen -> E-Mail Optionen -> Erweiterte E-Mail Optionen -> Vertraulichkeit einstellen auf <- jetzt die gewünschte Option einstellen

Jetzt werden alle neuen E-Mails mit entsprechender Vertraulichkeitsstufe verschickt.

Outlook Mails immer BCC verschicken

Wer z.b. gerne immer eine Kopie aller gesendeten Mails haben möchte, hat über die hauseigenen Regeln bei Outlook wenig Chancen. Man kann nur eine CC Option einstellen - folglich sieht der Empfänger immer, das eine Kopie an eine andere Mail Adresse ging. Besser wäre hier eine Blindkopie BCC.

Das geht ganz einfach mit einem kleinen VB Script. Im Outlook über ALT+F11 aufrufen und dann folgenden Code eingeben:

Private Sub Application_ItemSend
Dim objMe As Recipient
Set objMe = Item.Recipients.Add(" Diese E-Mail Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, du musst Javascript aktivieren, damit du sie sehen kannst ")
objMe.Type = olBCC
objMe.Resolve
Set objMe = Nothing
End Sub

Die Mail Adresse solltet ihr logischerweise anpassen - ich will eure Mails nicht haben ;-) !

To be continued by Nicki Wruck J

© by unterwegs-im.net, Nicki Wruck